Réclamation
et services

Protection des renseignements personnels

Introduction

L’Association d’assurances du Barreau canadien (« AABC ») est une société sans but lucratif administrée et contrôlée par des juristes qui s’est employée, avec la collaboration de sociétés d’assurances canadiennes de renom, à parrainer des produits d’assurance et des produits financiers, complets et abordables, destinés aux membres de la communauté juridique, à leurs familles et employés.

L’AABC reconnaît à quel point il est vital de protéger la confidentialité des informations qui concernent nos membres et les personnes qui obtiennent ou souscrivent les produits et services parrainés par l’AABC, notamment les renseignements personnels qui nous sont fournis. Dans le cadre de ses activités, l’AABC recueille des renseignements personnels, et c’est pourquoi nous avons mis au point cette politique pour vous informer de notre volonté de ne jamais cesser de préserver l’exactitude et la confidentialité des renseignements personnels que nous obtenons pour la conduite de nos affaires.

En quoi consistent les renseignements personnels ?

Par « renseignements personnels », nous entendons tout renseignement enregistré sous une forme quelconque relativement à une personne identifiée ou à une personne dont l’identité peut être sous-entendue ou déterminée d’après ce renseignement, à l’exclusion des renseignements touchant les contacts d’affaires (comme le nom, le titre et l’adresse). L’information sur l’affiliation concerne uniquement les coordonnées personnelles portant sur votre affiliation à l’AABC ou qui ont été recueillies par suite de la souscription ou de l’obtention de services et produits parrainés par l’AABC, et comprennent votre nom, votre adresse, votre courriel et numéros de téléphone.

Pourquoi l’AABC recueille et utilise les renseignements personnels ?

L’AABC recueille et utilise les renseignements personnels fournis verbalement ou par écrit (y compris ceux transmis électroniquement) par les membres et les personnes qui ont obtenu ou souscrit des produits et services parrainés par l’AABC, les agents, les assureurs, les courtiers, les représentants des ventes, les contractants et autres sociétés affiliées (y compris leurs employés) pour les raisons suivantes :

(a) Référer les membres et personnes qui ont obtenu ou souscrit des produits et services parrainés par l’AABC aux fournisseurs d’autres produits et services parrainés par l’AABC;

(b) Servir de liaison entre les sociétés d’assurance ou les agents et les courtiers d’assurance, les représentants des ventes et les membres et personnes qui ont obtenu ou souscrit des produits et services parrainés par l’AABC;

(c) Exécuter les fonctions administratives reliées aux produits d’assurance que nous parrainons, notamment la perception des primes pour le compte des assureurs;

(d) Gérer nos relations, entre autres, avec les membres et personnes qui ont obtenu ou souscrit des produits et services parrainés par l’AABC, les représentants des ventes, les assureurs, les courtiers, les contractants et autres sociétés affiliées;

(e) Répondre aux exigences juridiques et règlementaires;

(f) Surveiller la compétitivité des taux et services fournis par les assureurs, les courtiers, les agents et les contractants;

(g) Faciliter le renouvellement ou le transfert de votre police d’assurance si l’AABC devait choisir de faire affaires avec d’autres assureurs, courtiers, agents ou contractants;

(h) Tout autre but conforme à ces objectifs.

Les renseignements personnels que nous exigeons sont subordonnés aux services ou produits que vous demandez.

Comment l’AABC recueille et utilise les renseignements personnels ?

L’AABC recueille, utilise et fournit des renseignements personnels uniquement dans des circonstances raisonnables et dans le seul but de fournir des produits, des services ou de l’information aux membres et personnes qui ont obtenu ou souscrit des produits et services parrainés par l’AABC. Nous ne recourons qu’à des pratiques de collecte de renseignements personnels équitables et conformes à la loi.

L’AABC peut échanger des renseignements sur les membres avec ses sociétés affiliées, l’Association du Barreau canadien (ABC) et les Services financiers ABC (SFABC) dans le seul but de permettre aux parties de mieux servir leurs membres et de fournir aux membres de l’information sur les produits et services qui pourraient les intéresser. Si vous souhaitez que vos coordonnées d’affiliation ne soient pas partagées avec l’ABC ou SFABC, vous pouvez nous le demander tel qu’indiqué plus haut.

Nous n’utilisons les renseignements personnels qu’aux fins décrites aux présentes et nous ne vendons, n’échangeons ni ne divulguons, moyennant contrepartie, aucun renseignement personnel que nous avons obtenu.

Sauf pour une couverture d’assurance et l’administration de garanties, l’AABC ne recueille pas sciemment des renseignements personnels de toute personne âgée de moins de 18 ans, en particulier d’enfants âgés de moins de 13 ans, et elle n’utilise pas de tels renseignements si elle découvre qu’ils ont été fournis par un mineur.

L’AABC obtient aussi des renseignements personnels auprès des assureurs, agents et courtiers qui sont autorisés par l’AABC à vous fournir des produits d’assurance; elle partage aussi ces renseignements personnels avec eux. Ces renseignements sont aussi soumis aux politiques de confidentialité de ces assureurs, agents et courtiers. Cliquez ici pour plus de renseignements sur les politiques de confidentialité de nos assureurs, agents et courtiers autorisés.

Quand l’AABC peut divulguer vos renseignements personnels

L’AABC peut divulguer vos renseignements personnels à des particuliers ou à des organisations qui :

(a) sont des sociétés affiliées de l’AABC, qui désirent vous fournir des détails sur leurs produits ou services ou sur d’autres possibilités, et leurs fournisseurs de produits connexes, sauf indication contraire de votre part;

(b) aident l’AABC à vous renseigner sur ses produits ou services, sauf indication contraire de votre part;

(c) ont été retenus par l’AABC pour vous fournir différents produits d’assurance;

(d) sont des conseillers juridiques ou d’autres conseillers de la personne en cause et ses fournisseurs de produits;

(e) sont impliqués dans ce qui suit :

(i) le transfert de la totalité ou d’une partie de l’actif ou des produits et services parrainés par l’AABC;

(ii) l’entretien, la revue et le développement de nos systèmes, procédés et infrastructure, y compris la vérification ou l’amélioration de nos systèmes informatiques; ou

(iii) la réorganisation corporative de l’AABC.

Nous ne divulguerons les renseignements personnels de nature délicate qui nous sont fournis que s’ils sont exigés dans le but de fournir des produits ou services à nos clients.

Lorsque l’AABC divulgue des renseignements personnels à des organisations qui dispensent des services en son nom, elle exigera que ces fournisseurs de services n’utilisent ces renseignements que dans le seul but de fournir des services à l’AABC, ses membres ou la personne en cause et qu’ils aient en place les mesures nécessaires pour la protection de ces renseignements personnels.

Lorsque des renseignements personnels sont susceptibles d’être transférés à une autre entité en prévision d’une unification ou d’une fusion de l’AABC ou d’un transfert d’une partie de son actif ou des produits et services parrainés par l’AABC à une autre entité, nous n’effectuerons ces transactions que si les parties ont conclu une entente au titre de laquelle la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements (notamment tout renseignement personnel) sont confinées aux seules fins de la transaction proposée, y compris toute décision portant sur son exécution et aux seuls fins d’entreprendre et de conclure la transaction.

Veuillez noter qu’il existe des situations où l’utilisation et/ou la divulgation des renseignements personnels sont justifiées ou autorisées et où l’AABC est légalement tenue de divulguer des renseignements sans consentement. Voici quelques-unes de ces situations :

(a) lorsque cela est requis par la loi ou par ordonnance ou exigence d’un tribunal, d’un organisme administratif ou d’un autre tribunal gouvernemental;

(b) lorsque l’AABC croit, avec motifs valables, qu’il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable;
(c) lorsqu’il est nécessaire d’établir ou de percevoir des sommes payables à l’AABC;

(d) lorsqu’il est nécessaire de permettre à l’AABC d’introduire les recours à sa disposition ou de restreindre les dommage qu’elle pourrait subir; ou

(e) lorsque les renseignements sont publics.

Si nous sommes contraints ou autorisés à divulguer des renseignements sans consentement, nous ne divulguerons que les renseignements exigés.

Consentement

Sauf dans les cas autorisés par la loi, nous ne recueillons aucun renseignement personnel sans obtenir au préalable le consentement de la personne concernée par la collecte, l’utilisation et la diffusion de ce renseignement. Toutefois, nous pourrons demander un consentement pour utiliser et divulguer des renseignements personnels après qu’ils ont été recueillis, lorsque l’AABC souhaite utiliser ces renseignements dans un but non identifié aux présentes ou antérieurement, ou pour lequel la personne en cause n’a accordé aucun consentement préalable.

En fournissant les renseignements personnels à l’AABC la personne en cause convient et consent à ce que ses renseignements personnels soient recueillis, utilisés et divulgués conformément à la présente politique. De plus, de temps à autre des autorisations spéciales peuvent être obtenues, le cas échéant.

Clause de retrait

Dans la plupart des cas et sous réserve de restrictions juridiques et contractuelles, une personne est libre de refuser ou de retirer son consentement n’importe quand en donnant un préavis raisonnable. On devrait noter que, dans certains cas, les produits et les services ne peuvent être offerts que si une personne fournit des renseignements personnels à l’AABC. Par conséquent, si une personne choisit de ne pas nous fournir un renseignement personnel exigé, nous risquons de ne pas pouvoir offrir les produits ou les services demandés. Nous vous informerons des conséquences d’un retrait de consentement.

Si vous ne souhaitez pas partager vos renseignements personnels avec les sociétés ABC, SFABC et autres sociétés affiliées à l’AABC, particuliers ou organisations qui aident l’AABC à vous renseigner sur ses produits ou services, vous pouvez nous en informer en communiquant avec l’agent de la protection de la vie privée de l’AABC par courriel au service@assurancebarreau.com ou en composant le 1.800.267.2242.

Exactitude et conservation des renseignements personnels

L’AABC s’emploie à s’assurer que les renseignements personnels fournis et ceux qu’elle détient sont exacts, complets et à jour aux fins pour lesquelles ils sont utilisés. Si nous jugeons que les renseignements personnels ne sont plus exacts, complets et à jour, nous les modifierons et, le cas échéant, nous nous efforcerons d’aviser les tiers auxquels les renseignements erronés ont été communiqués afin de leur permettre de rectifier leurs dossiers.

Nous ne conservons vos renseignements personnels que pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis. La période de conservation des renseignements varie en fonction du produit, du service et de la nature des renseignements. Nous pouvons prolonger cette période après la fin de nos relations avec toute personne, uniquement en vue de nous permettre de répondre adéquatement à toute question qui pourrait survenir plus tard. Dès que nous n’avons plus besoin de vos renseignements, nous avons en place des procédés pour détruire, supprimer et effacer ces renseignements ou pour les convertir en un format anonyme.

Actuellement, le site principal de l’AABC pour la conservation des renseignements se trouve dans la ville de Toronto ainsi qu’à l’emplacement d’affaires de nos mandataires autorisés.

Protection des renseignements personnels

L’AABC s’emploie de maintenir en place des dispositifs de sécurité sur le plan physique, technique et procédural relativement à ses bureaux et à ses installations de stockage de l’information, afin d’éviter la perte, l’emploi abusif, l’accès non autorisé, la divulgation ou la modification des renseignements personnels. Cette ligne de conduite s’applique également à l’élimination ou à la destruction des renseignements personnels.

L’AABC protège également les renseignements personnels en limitant leur accès aux employés qui, selon la direction de l’AABC, doivent connaître ces renseignements pour que l’AABC puisse fournir des produits, des services ou de l’information.

Nous passons des contrats et autres mesures avec nos fournisseurs externes pour préserver la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et prévenir qu’ils soient utilisés à des fins non autorisées.

Si un employé de l’AABC utilise incorrectement des renseignements personnels, cet usage constituera une infraction grave pouvant requérir des mesures disciplinaires qui pourraient mener au licenciement. Si une personne ou une organisation utilise incorrectement des renseignements personnels recueillis dans le but de fournir des services à l’AABC ou pour le compte de celle-ci, cet usage sera considéré comme étant une faute grave pouvant requérir des mesures qui pourraient mener à la terminaison de toute entente entre l’AABC et la personne ou l’organisation.

L’AABC ou ses fournisseurs externes pourront exécuter des activités relatives à des services qui vous sont fournis de l’extérieur du Canada. Par conséquent, vos renseignements personnels pourront être soumis aux lois de ces pays.

Accès à vos renseignements personnels

L’AABC autorise le droit d’accès et d’examen raisonnable relativement aux renseignements personnels qu’elle détient au sujet d’une personne et elle s’efforcera de fournir les renseignements en question dans un délai raisonnable, en général dans les 30 jours suivant la demande. Afin de prévenir les demandes d’accès frauduleuses et avant d’accorder l’accès ou de faire des rectifications, nous pouvons exiger des preuves suffisantes de la personne faisant la demande pour confirmer l’authenticité de sa demande.

Nous fournirons les renseignements à partir de nos dossiers sous une forme facile à comprendre. L’AABC se réserve le droit de ne changer aucun renseignement personnel, toutefois, elle ajoutera tout texte alternatif que la personne en cause juge approprié.

L’AABC se réserve le droit de refuser l’accès aux renseignements personnels, lorsque les renseignements demandés :

(a) divulguent

(i) des renseignements personnels, y compris des opinions au sujet d’une autre personne ou d’une personne décédée; ou

(ii) des secrets commerciaux ou d’autres informations d’affaires de nature confidentielle susceptibles de nuire à l’AABC ou à la position concurrentielle d’un tiers;

(b) entravent des négociations contractuelles ou d’autres négociations par l’AABC ou un tiers;

(c) font l’objet d’un privilège de communications entre avocat et clients ou d’un privilège lié à un litige;

(d) sont difficiles à récupérer et les frais et les charges que pourrait entraîner la divulgation de ces renseignements seraient disproportionnés par rapport à leur nature ou à leur valeur;

(e) n’existent pas, ne sont pas détenus ou ne peuvent être trouvés par l’AABC;

(f) peuvent raisonnablement occasionner

(i) un préjudice grave au traitement ou au rétablissement de la personne en cause,

(ii) un préjudice émotionnel grave à la personne en cause ou à une autre personne ou

(iii) un préjudice corporel grave à une autre personne;

(g) peuvent nuire ou entraver les activités de maintien de l’ordre et toutes autres fonctions d’enquête ou de règlementation d’un organisme légalement autorisé à exercer ces fonctions; ou

(h) peuvent être dissimulés ou leur dissimulation est exigée en vertu d’une loi applicable.

Lorsque des renseignements ne peuvent être divulgués, la personne les ayant demandés obtiendra les raisons de leur non-divulgation.

L’AABC ne donnera pas suite à toutes demandes d’accès répétitives ou vexatoires et sa décision sera fondée sur des facteurs, comme la fréquence de la mise à jour des renseignements, l’objet de l’utilisation des renseignements et la nature des renseignements.

L’AABC n’exigera pas de frais pour la vérification ou la rectification de vos renseignements; toutefois, dans la mesure permise par la loi applicable, des frais minimums pourraient être imposés pour les copies des dossiers.

Site Web

Nos membres ainsi que toutes autres personnes ont un libre accès à notre site Web. Notre serveur Web détecte des renseignements généraux au sujet de nos visiteurs, comme le nom du domaine, l’heure de la visite, la durée de la visite et les pages visitées. Nous utiliserons ces renseignements à l’interne, uniquement de façon générale, afin de mieux servir les visiteurs. Nous pourrons ainsi :

(a) Gérer notre site;

(b) Diagnostiquer tout problème technique; et

(c) Améliorer le contenu de notre site Web.

Lors de l’usage de l’internet, la personne apprendra à utiliser les mouchards électroniques (cookies). Les mouchards électroniques sont des fichiers ou des éléments d’information pouvant être mémorisés sur le disque dur d’un ordinateur lorsqu’une personne visite notre site Web. La plupart des fureteurs sont conçus pour accepter les mouchards électroniques. Si vous ne désirez pas accepter les mouchards électroniques, vous pouvez configurer votre ordinateur de façon qu’il refuse les mouchards électroniques ou vous avise de leur présence. Les mouchards électroniques de « session » sont des éléments d’information temporaires qui sont effacés après la sortie du visiteur de la fenêtre du fureteur ou à l’arrêt de l’ordinateur. Les mouchards électroniques de session sont utilisés pour améliorer la navigation sur le site Web et pour recueillir des renseignements statistiques agrégés. L’AABC utilise des mouchards électroniques de session.

Les mouchards électroniques « persistants » sont des éléments d’information plus permanents qui sont placés sur le disque dur de l’ordinateur d’un visiteur et qui y restent jusqu’à ce qu’ils soient supprimés. Les mouchards électroniques persistants mémorisent des renseignements dans l’ordinateur d’un visiteur pour plusieurs raisons, comme, récupérer certains renseignements antérieurement fournis (par exemple, les mots de passe), aider à déterminer les parties du site Web que les visiteurs apprécient le plus et personnaliser le site Web selon les préférences des visiteurs.

À l’heure actuelle, le site Web de l’AABC n’utilise pas de mouchards électroniques persistants, de GIF clairs ni tout genre de « connexion maligne ».

Nous ne partageons aucun renseignement personnel obtenu par l’entremise d’un mouchard électronique avec des tiers.

Vous pouvez vous servir de la section « Demandes en direct » de notre site Web pour demander une soumission ou de plus amples renseignements sur nos produits parrainés. Afin de pouvoir donner suite à votre demande, cette section vous demande de fournir certains renseignements personnels. L’AABC ne conserve pas ces renseignements mais les soumet plutôt au représentant des ventes de votre région.

Les renseignements, que vous fournissez sur les sites Web des tiers auxquels vous avez eu accès au moyen des hyperliens de notre site Web, sont soumis aux politiques de confidentialité de ce site. Nous encourageons tous et chacun à lire la politique sur le respect de la vie privée de chaque site Web visité.

Questions sur la protection de la vie privée

Si vous avez des questions concernant :

(i) l’accès à vos renseignements personnels,

(ii) notre collecte, utilisation, gestion ou divulgation des renseignements personnels, ou

(iii) la présente politique,

veuillez communiquer avec l’agent de la protection de la vie privée de l’AABC, par courriel, au service@assurancebarreau.com ou par téléphone au 1.800.267.2242.

L’AABC examinera toutes les plaintes et si une plainte est justifiée, elle prendra toutes les mesures raisonnables pour résoudre le problème.